Inleiding
Scouting Rudyard Kipling verwerkt persoonsgegevens van de leden en vrijwilligers. We willen graag duidelijk en transparant aangeven welke gegevens we verzamelen en wat we met die gegevens doen en vooral ook wat we niet doen. Met dit beleid voldoen we aan de privacywetgeving AVG die 25 mei 2018 van kracht is geworden.
Scouting Nederland
Voor de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland gelden de voorwaarden die te vinden zijn op https://www.scouting.nl/privacy.
Om lid te worden van Scouting Rudyard Kipling word je ingeschreven in Scouts Online (SOL), het digitale administratiesysteem van Scouting Nederland. SOL bestaat reeds enkele jaren, alle scoutingleden in Nederland worden ingeschreven in SOL. SOL voldoet aan de eisen die gesteld worden aan gegevensverwerkers vanuit de AVG.
Scouting Rudyard Kipling
Inschrijfformulier
Via het inschrijfformulier worden een aantal persoonsgegevens gevraagd.
Verplichte gegevens vanuit SOL: voornaam, voorletters, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum. Het woonadres is het adres waar het kind in de Gemeentelijke Basis Administratie is ingeschreven
Scouting Rudyard Kipling vraagt daarnaast om: naam ouder 1, telefoonnummer, e-mailadres, naam ouder 2, telefoonnummer, e-mailadres. Daarnaast wordt gevraagd naar de bankgegevens ivm inning contributie (IBAN, tenaamstelling).
Scouting Rudyard Kipling vraagt nooit om het BSN nummer.
In het inschrijfformulier zijn een aantal vragen opgenomen die niet verplicht zijn om in te vullen. Het zijn vragen naar het woonadres van ouder 2 (als dat afwijkt van het adres van ouder 1), naar behaalde zwemdiploma’s, naar de gegevens van de ziektekostenverzekering, naar medische gegevens als allergie of specifieke aandoeningen (epilepsie, suikerziekte) . En er is ruimte om informatie te geven over uw kind die de leiding volgens u moet weten.
De niet-verplichte gegevens zijn niet nodig voor inschrijving in de scoutingadministratie. Het is informatie die voor de leiding belangrijk kan zijn. De leiding is tijdens de scoutingtijd verantwoordelijk voor de gang van zaken met uw kind. In het kader van die verantwoordelijkheid moet essentiële informatie met hen worden gedeeld.
Uitschrijfformulier
Om het lidmaatschap te beëindigen vul je het uitschrijfformulier in. Gegevens in dit formulier zijn: naam, speltak, reden uitschrijving.
SOL
De persoonlijke gegevens worden opgeslagen in Scouts Online (SOL). Ieder lid van scouting kan in SOL de eigen gegevens inzien en bewerken. Ook kan je, als je bent ingelogd met je account, een aantal gegevens zien van de leden van je speltak (niet van andere speltakken). Je kunt elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij het lid heeft aangegeven de gegevens te verbergen). De leiding van de speltak kan de gegevens van de leden van de speltak (niet van andere speltakken) inzien en bewerken. De functionarissen van de ledenadministratie hebben toegang tot de gegevens van alle leden (inzien en bewerken).
Het e-mailadres dat wordt vermeld als e-mailadres van het lid wordt geëxporteerd naar de mailserver van scouting Rudyard Kipling en gebruikt voor mailberichten aan de leden van de speltak. De e-mailadressen die staan vermeld bij ouder 1 en bij ouder 2 worden geëxporteerd naar de mailserver van scouting Rudyard Kipling en worden gebruikt bij mailberichten aan de ouders van de speltak. Bij de jongere speltakken is het e-mailadres van het lid vaak hetzelfde als het e-mailadres van ouder 1.
De telefoonnummers van leden en ouders worden door de bijbehorende speltakleiding digitaal bijgehouden zolang het lid deel uitmaakt van deze speltak. Dit doen we om, in geval van een noodsituatie, snel in contact te kunnen komen met ouders en/of leden. Het is voor speltakleiding niet toegestaan om telefoonnummers zonder toestemming van de betrokkene te delen.
Aanwezigheidslijst
De ledenadministratie maakt per speltak een aanwezigheidslijst. De aanwezigheidslijst is een tabel waarin de voornaam en achternaam van het kind met daarachter de data van de zaterdagen. De leiding kruist bij het begin van bijeenkomst de aanwezigheid aan . De aanwezigheidslijst wordt tijdens de speltakopkomst bewaard bij de voordeur van de blokhut. Dit is een voorschrift van de brandweer zodat bij een eventuele ontruiming inzichtelijk is welke kinderen die dag aanwezig zijn.
Geen kampformulier
Scouting Rudyard Kipling werkt niet met een kampformulier. De belangrijke gegevens van uw kind staan in SOL. U wordt voorafgaand aan het kamp door de ledenadministratie nogmaals gevraagd de juistheid van de gegevens te controleren en waar nodig aan te vullen.
Als het kamp wordt gehouden op een plaats waar het raadplegen van SOL technisch niet goed mogelijk is (buitenland, geen internet), kan de leiding van de speltak aan de ledenadministratie vragen om papieren personaliakaarten te maken van de leden die meegaan op kamp. Deze kaarten zullen direct na het kamp worden vernietigd.
Exporteren van gegevens
Het is mogelijk om vanuit SOL overzichten te genereren. Afhankelijk van de functie die je hebt bij Scouting Rudyard Kipling ben je geautoriseerd voor het maken van bepaalde overzichten. Aan het opslaan of printen van een overzicht zijn voorwaarden verbonden. Een overzicht met persoonlijke gegevens wordt alleen opgeslagen of geprint als dat niet anders kan. Het overzicht mag alleen persoonlijk worden gebruikt. Het overzicht moet zo snel mogelijk na gebruik worden vernietigd. Een overzicht mag nooit worden gekopieerd, verspreid of gepubliceerd.
Delen van gegevens
Persoonsgegevens van de leden en vrijwilligers zullen door Scouting Rudyard Kipling nooit worden verstrekt aan externe partijen. Er is één uitzondering: voor iedere leiding en vrijwilliger (die contact heeft met de leden of kan beschikken over financiën van de scouting) wordt een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aangevraagd. De ledenadministratie vult daartoe ( met toestemming van betrokkene) een aantal persoonlijke gegevens in op de website van Justis.
Beeldmateriaal
Scouting Rudyard Kipling maakt beeldmateriaal voor sociale media als facebook, voor op de website, en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders. Op het inschrijfformulier wordt gevraagd om toestemming voor het gebruik van dit materiaal. Bestaande leden is gevraagd om toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal. Het toestemmingsformulier wordt bewaard bij het inschrijfformulier.
Mijn scouting-account
Ieder lid kan in SOL een account aanmaken ( https://sol.scouting.nl/ ) . Als je bent ingelogd met je account, kan je je eigen gegevens inzien en bewerken. Ook kan je de adressen en telefoonnummers (tenzij door het lid verborgen gemaakt) zien van de andere leden van je eigen speltak.
In je account zijn een aantal velden die niet worden ingevuld door de ledenadministratie, omdat die informatie niet verplicht bekend hoeft te zijn voor het lidmaatschap. Het is de keuze van het lid of de ouders om deze gegevens toe te voegen aan het SOL-account. De leiding en ledenadministratie kan deze gegevens zien.
De ledenadministratie zal een aantal keren per jaar aan het lid /ouder/verzorger vragen de gegevens in het Mijn scouting-account te controleren op juistheid en volledigheid. Het actueel houden van de gegevens is de verantwoordelijkheid van het lid/ouder/verzorger.
Medische gegevens
In het inschrijfformulier zijn niet-verplichte vragen opgenomen over medische gegevens zoals allergie, dieet, medicatiegebruik, specifieke aandoeningen, verzekeringsgegevens. Het is de verantwoordelijkheid van de ouder om de leiding te informeren over bijzonderheden. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van de vragen in het inschrijfformulier of u kunt het later invullen in de velden in het tabblad aanvullende gegevens in het SOL-account.
Penningmeester
De penningmeester van Scouting Rudyard Kipling heeft inzage in de gegevens in SOL die van belang zijn voor de inning van de contributie. De financiële informatie is alleen inzichtelijk voor de groepspenningmeester (groepsniveau), de speltakpenningmeester (speltak niveau) en voor de leden van de kascontrolecommissie (voor zover noodzakelijk voor die taak).
Het versturen van mails
Wanneer we ouders en/of leden mailen zorgen we er voor dat de e-mailadressen van de leden en/of ouders verborgen zijn.
Subverwerkers
Scouting Rudyard Kipling maakt gebruik van de maildiensten van Google. Enkel de naam van het lid en de bijbehorende e-mailadressen (lid en ouders) worden bij Google opgeslagen. In de overeenkomst die Scouting Rudyard Kipling met Google is aangegaan is het voor Google niet toegestaan om de mailadressen te delen of te gebruiken voor marketingdoeleinden. Het privacybeleid van Google is te vinden op https://privacy.google.com/intl/nl_nl/businesses/. Omdat Google internationaal opereert is het mogelijk dat de gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden bewaard. Bij uitschrijving worden de bijbehorende bij Google opgeslagen lidgegevens binnen 24 uur definitief verwijderd.
Scouting Rudyard Kipling maakt gebruik van een virtuele server van TransIP gelegen in Amsterdam, Nederland. De lidgegevens die op deze server opgeslagen staan zijn als volgt; naam, e-mailadres(sen), geboortedatum. Deze gegevens worden gebruikt voor authenticatie en het weergeven van een verjaardagkalender. De webmasters van Scouting Rudyard Kipling zijn verantwoordelijk voor de applicatie op de server. De firma TransIP Is verantwoordelijk voor het beveiligen van de gegevens op de server. Firma TransIP heeft een eigen privacybeleid (www……). Bij uitschrijving worden de bijbehorende op deze server opgeslagen lidgegevens binnen 24 uur definitief verwijderd.
Dit beleid is vastgesteld door het bestuur en de groepsraad op 1 juni 2018.